Durante muchos años, los emprendedores han acudido a Excel, el programa de Microsoft Office que ha sido una herramienta fundamental para el control de los procesos, principalmente en estadísticas y contabilidad. Es un sistema sencillo, económico y bastante confiable que puede ser adaptado a las necesidades de cualquier negocio nuevo. Para algunas personas puede ser confuso, pero después de su adaptación y familiarización, resulta ser bastante práctico.
¿Puede Excel reemplazar un CRM?
Sin embargo hace ya algunos años también, han cogido auge los sistemas CRM, que para muchos dueños de negocios, resulta un sistema innecesario ya que no puede suplir al popular programa de Office debido a su complejidad y a que con un aceptable dominio de este último, se puede realizar lo mismo a un costo mucho menor o inexistente.
La estructura comúnmente utilizada por las personas para crear y dirigir procesos a partir de Excel es relativamente generalizada y muy útil para llevar la contabilidad o algunos procesos puntuales de un negocio. También hay que mencionar que hay muchos que prefieren evitarse este paso y simplemente optan por hacer uso de plantillas ya creadas y adaptarlas a ciertos negocios.
Es una estructura que puede funcionar correctamente en un principio o en negocios de poca complejidad.
Para crearla se necesitan unos pocos pasos:
- Se crea un documento a partir de una base de datos de clientes en Excel.
- Se crea una pestaña de ventas.
- Se aplican fórmulas de Excel.
- Con algunos conocimientos adicionales y herramientas como la validación de datos se puede simular una automatización.
Es de aclarar que las hojas de cálculos son herramientas muy importantes para llevar a cabo procesos en determinados negocios, sin embargo, es imposible llevar los procesos más complejos y desarrollados de una empresa solo con este formato incluso si es una pequeña y sencilla empresa.
Ventajas y desventajas de Excel
Así como están presentes muchas facilidades debido a su simplicidad y flexibilidad, Excel también puede ser un limitante a la hora de manejar de una forma ordenada y efectiva los procesos de la empresa. Es por eso que a la hora de acudir a su uso, hay que considerar tanto ventajas como desventajas:
Ventajas
- Es una herramienta fácil de usar.
- Cuenta con una interfaz con la que muchas personas con limitados conocimientos en sistemas ya están familiarizados o pueden aprender rápidamente.
- Está disponible y es compatible con la mayoría de los equipos de cómputo y dispositivos móviles modernos.
- Tiene la flexibilidad de ser un software universal al que se puede acceder en cualquier equipo y lugar.
- En cierto modo, es una solución a la medida, pues puede ser adaptado para ser un sistema de ventas de excel .
Desventajas
- Es una plataforma diseñada para ser solamente una hoja de cálculo.
- Para convertirlo en un sistema completo en la gestión de negocios, se necesita que su operación sea realizada con cálculos acertados y puntuales, además de conocimientos profundos por parte de su iniciador.
- La alimentación y actualización de datos e información debe realizarse casi o completamente de manera manual y saber.
- Previamente se debe contar o saber como crear una base de datos en Excel para el negocio.
Por qué es mejor migrar a un CRM para el desarrollo y crecimiento empresarial.
Es evidente que los sistemas de ventas en Excel son herramientas muy útiles para nuevos emprendedores, pero hay que dejar algo muy claro: Un excel no es un reemplazo o una solución de bajo costo de un CRM. No hay ningún punto de comparación.
Un sistema CRM podrá realizar todas las funciones que realiza una hoja de cálculos de Excel pero esta última nunca podrá realizar las funciones de un sistema CRM.
Entre algunas funciones inertes que caracterizan los CRM pero que no están disponible en una hoja de cálculo se encuentran las siguientes:
- Integración con aplicaciones de mensajería instantánea.
- Gestión de proyectos.
- Campañas de difusión de Marketing.
- Flujos de trabajo.
En la siguiente tabla se puede apreciar una comparación general de algunas diferencias entre ambos Excel y CRM.
Pero también hay muchos otros factores que establecen la amplia brecha entre los sistemas CRM y Excel:
- Los negocios deben estar digitalizados y permitir la interconexión con sistemas externos de otros proveedores, empresas o aplicaciones y Excel no lo permite.
- Con Excel no es posible mostrar el historial de clientes por lo cual no se puede mantener un control y una trazabilidad
- De igual forma, Excel no permite el registro automático de datos relevantes de clientes o empresas. Es necesario hacerlo de forma manual.
- Excel a diferencia del CRM, es un sistema susceptible a errores humanos y cualquier error de digitación conlleva a una falla completa de los análisis.
- Los CRM son sistemas diseñados para la gestión de las ventas. Excel son hojas que calculan información y pueden ser utilizadas en el análisis o control de ventas
- Un CRM aunque visualmente es más complejo, también es más intuitivo, cómodo y eficiente
Bitrix 24 vs Excel
Uno de los mejores sistemas CRM en el mercado actualmente es Bitrix24, una herramienta que permite la realización de diversos procesos incluidos aquellos que se pueden realizar en Excel aunque sin la necesidad de diseñar fórmulas, hacer estructuraciones o importar información.
Con una adecuada asesoría y configuración, Bitrix24 estará listo para funcionar y dar la solución digital a las empresas en el menor tiempo posible.
Las funciones principales que los usuarios de un Excel adquirir al migrar a Bitrix24 son:
- Centralización de la información: los contactos y todos los datos relevantes serán almacenados en el mismo sistema.
- Se puede acceder a la información en tiempo real y administrar todo el sistema en línea, conceder permisos, o asignar visualizaciones según roles.
- Almacenamiento seguro de los datos por medio de servicios en la nube o en servidores.
- Acceso al historial de la interacción entre el cliente con todos los representantes para estar al tanto de la trazabilidad de una negociación.
- Con Bitrix24 es posible adjuntar archivos para ampliar la información de un cliente o proceso; tal cual se hace con un correo electrónico.
- Los embudos permiten tener una visión general del proceso de venta de cada lead y realizar monitoreos sobre su avance.
- Con Bitrix24 se pueden realizar una gran cantidad de integraciones y conexiones al sistema: Mensajería instantánea, telefonía, correo electrónico y más
- La importación de datos desde sitios externos es una gran ayuda en Bitrix24 y al automatizarlos, solo se debe esperar a que un cliente realice una acción establecida para recibir los datos deseados.
- Gestión de campañas de Marketing para realizar publicidad por diferentes canales y analizar los resultados dentro del mismo dashboard.
- Gestión de proyectos en donde se pueden compartir calendarios, tareas y el desarrollo simultáneo de varios proyectos.
Puede que Excel sea el adecuado para manejar cierto tipo de negocios o procesos, sin embargo, según las proyecciones de un negocio que por lo general son su crecimiento y aumento de su presencia y cobertura, tarde o temprano un negocio tendrá que migrar a un sistema más complejo como un CRM.
Y a la hora de la migración, la mejor herramienta para mejorar o implementar nuevos procesos que a la larga serán indispensable para el crecimiento de un negocio, sin duda será un CRM como Bitrix24. Este integra una gran variedad de funcionalidades que son perfectamente adaptables a un negocio y con beneficios como la automatización y centralización de procesos, el crecimiento y la eficiencia de las ventas tendrán un completo cambio en el negocio.